PRINCIPALES REDES DE COMUNICACIÓN CANALES
Y MEDIOS
Para definir este concepto utilizaremos el modelo
Shannon-Wiener, que a finales de los años cuarenta se dio a conocer. Su
eficiencia viene de su sencillez. Introdujo los conceptos de "cantidad de
información" "fuente", "canal", "ruido" y
"retroalimentación".
PROCESO
Empecemos por decir que el emisor puede tratarse de
cualquier individuo interno o externo de una organización o empresa, es la
fuente de comunicación, quien desea transmitir un pensamiento o idea a otro u
otros. En el caso de una empresa podría tratarse del gerente, secretaria,
obrero, cliente, quien sea que tenga necesidad de transmitir una información
relacionada con los servicios, sucesos, etc. que ocurra en la empresa.
El código en este caso se refiere a la forma en que se
codificará ese pensamiento, incluyendo la habilidad, la actitud, los
conocimientos y el sistema sociocultural. Es más, el éxito total de cada
persona se determina también por las habilidades de hablar, escribir, escuchar
y razonar. Tenemos ideas preconcebidas sobre temas diversos y esas actitudes
afectan nuestras comunicaciones. Se tiene que tomar en cuenta que no se puede
comunicar lo que no se sabe y aunque el individuo (emisor) lo sepa, es posible que
el receptor no lo entienda.
El mensaje es el producto real de la fuente codificadora. Es
toda la información que se transmite y si se logra una comunicación exitosa
será también todo lo que reciba el receptor.
El canal es el medio a través del cual viaja el mensaje. En
una organización y en cualquier situación es muy importante seleccionar el
medio más adecuado para transmitir la información y esto dependerá del tipo de
información, de quienes deberán recibirlo, las condiciones que se requieren
para el mejor entendimiento del mismo. Tradicionalmente siguen la red de
autoridad de una organización los mensajes relacionados con el trabajo de los
miembros de la misma; para esto lo más adecuado es un canal formal. Otras
formas de mensajes como los sociales o personales, siguen canales informales en
la organización.
El receptor es el objeto a quien se dirige en mensaje. Pero
antes de que esto ocurra el mensaje debe ser descodificado proceso mismo que
requiere de las habilidades, actitudes y conocimientos previos sobre el tema
del receptor.
Y ahora el elemento que indica en el proceso si hubo éxito o
no, nos referimos a la retroalimentación. En una organización se medirá si una
información llegó adecuadamente si se recupera respuesta ante el mismo.
¿Qué pasa si no ocurre?
Si en una organización se obtienen respuestas vagas e
inapropiadas se debe a que en el proceso existen fuentes de distorsión como las
siguientes:
La Codificación se
realizó con descuido.
Selección limitada
de símbolos
Confusión en el
contexto del mensaje.
Selección de un
canal inapropiado.
Nivel de ruido
alto.
Prejuicios,
conocimientos y habilidades de percepción del receptor limitadas.
Poca atención y
cuidado en el proceso de decodificación.
Todos estos factores pueden provocar que el mensaje se
interprete de manera diferente a la imaginada por el emisor.
Agresión en la comunicación
Este fenómeno que le ocurre a un 20% de la población puede
causar problemas en la comunicación, ya que provoca en el emisor un temor al
momento de hablar o escribir lo que puede desencadenar que éste recurra a los
medios inadecuados para comunicarse y así evitar este conflicto pero que a su
vez se traduce en otros problemas. Por ejemplo el supervisor de un departamento
puede recurrir a memorandos o cartas para transmitir mensajes, cuando una
llamada suele ser no sólo más rápido sino también más apropiado.
Por todo esto debemos estar conscientes de que existe un
grupo de personas en las organizaciones que limitan severamente su comunicación
oral y racionalizarán su practica al decirse a ellas mismas que no se necesita
tanta comunicación para que hagan su trabajo con eficacia.
Para lograr que una organización posea una buena
comunicación interna y externa es muy importante fijar atención en esta área de
forma tal que se pueda aplicar correctivos mediante cursos instructivos,
seminarios, actividades en grupo etc. a tiempo.
FLUJO DE LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN:
Dirección de la
Comunicación:
La Comunicación puede fluir vertical u horizontalmente. La
dimensión vertical puede ser dividida, además, en dirección ascendente o
descendente.
DESCENDENTE: Es la comunicación que fluye de un nivel del
grupo u organización a un nivel más bajo. Es el utilizado por los líderes de
grupos y gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que
necesitan atención, proporcionar instrucciones.
Gerente
Supervisor
Empleados, obreros, técnicos, etc.
ASCENDENTE: Esta comunicación fluye en forma apuesta a la
anterior, es decir, de los empleados o subordinados hacia la gerencia. Se
utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, para informarse
sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los empleados, cómo se
sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la
organización, para captar ideas sobre cómo mejorar cualquier situación interna
en la organización. Un líder sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles
para lograr las metas propuestas con el mínimo de problemas, pero
lamentablemente no todas las organizaciones tienen conciencia de ello, por lo
que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los empleados
pasan desapercibidas ya que consideran que esto no influirá en el rendimiento
laboral.
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Obrero, empleados, técnicos, clientes
Supervisor
Gerente
Ejemplos Organizacionales de Comunicación Ascendente
Informes de
desempeños preparados por supervisores
Buzones de
sugerencia
Encuesta de
actitud de los empleados
Procedimientos
para expresar quejas
Encuestas.
LATERAL: Este tipo de comunicación se da cuando dos o más
miembros de una organización cuyos puestos están al mismo nivel intercambian
información. Por ejemplo comunicaciones entre supervisores de varias plantas o
departamentos.
Este tipo de comunicación es muy positiva para evitar
proceso burocráticos y lentos en una organización, además, es informal y
promueve a la acción.
Supervisor Depto. Compras Supervisor Depto de Finanzas
REDES DE LA COMUNICACIÓN:
Las redes de la comunicación definen los canales por los
cuales fluye la información. Los canales de una organización pueden ser
formales o informales y cada uno tiene un uso respectivo dentro de la empresa.
Las redes Formales son generalmente verticales, siguiendo la cadena de
autoridad y limitadas con las comunicaciones con las tareas empresariales. Por
el contrario, las redes informales no son rígidas en su dirección, puede tomar
cualquiera, saltar niveles de autoridad y seguramente satisface necesidades
sociales de los miembros internos de la organización, por ejemplo los rumores o
chismes.
Ahora bien, una red formal se puede presentar de tres
formas: la cadena, la rueda y todo el canal.
La cadena sigue rígidamente la cadena formal de mando. Se
utiliza si la precisión de los datos es lo más importante.
Cadena
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La rueda se apoya en un líder para actuar como un conducto
central para todas las comunicaciones del grupo, facilita el surgimiento de un
líder, es rápido y alta precisión
Rueda
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Toda la red del canal permite que todos los miembros del
grupo se comuniquen en forma activa el uno con el otro y es más adecuada si se
busca una mayor satisfacción, su precisión es moderada y no es probable que
surjan lideres.
Todos los Canales
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En cuanto a las redes informales la información puede correr
entre los miembros en forma de chisme o rumor, no es controlada por la gerencia
y es percibida para los empleados como más confiable y creíbles que las
informaciones emitidas por la gerencia a través de las redes formales, Los
rumores emergen como una respuesta a las situaciones que son importantes para
nosotros, donde existe la ambigüedad y en condiciones que crean aprensión, por
ejemplo el secreto y la competencia que típicamente prevalecen en las
organizaciones alrededor de los temas como la designación de nuevos jefes,
reubicación de las oficinas y nuevas asignaciones de trabajo.
Es importante entender que el chisme es una parte de la red
de información de cualquier grupo u organización, le muestra a los gerentes
aquellos temas que los empleados consideran importantes y provocadores de
ansiedad, de esta forma el gerente puede minimizar las consecuencias negativas
de los rumores al limitar su rango e impacto.
SUGERENCIAS PARA REDUCIR LAS CONSECUENCIAS NEGATIVAS DE LOS
RUMORES:
Anuncie los programas
de tiempo para tomar las decisiones importantes
Explique las
decisiones y los comportamientos que podrían parecer inconsistentes o secretos.
Enfatice las
desventajas, como también las ventajas, de las decisiones actuales y los planes
futuros
Discuta
abiertamente las posibilidades en el peor de los casos - casi nunca constituye
una provocación de ansiedad ni una fantasía no hablada
ELECCIÓN DEL CANAL ADECUADO
La preferencia de un canal sobre el otro depende de si el mensaje
es rutinario o no rutinario. El primer tipo de mensaje tiende a ser directo y
con un mínimo de ambigüedad mientras que los no rutinarios son complicados y
tienden a confundir. Los gerentes pueden gerentes pueden comunicar los mensajes
rutinarios a través de los canales que no poseen mucha riqueza (Panfletos,
boletines, informes generales, memorandos y cartas), mientras que pueden
comunicar los mensajes no rutinarios a través de los canales ricos como el
correo electrónico, teléfono y conversaciones cara a cara. Un gerente de alto
rendimiento estará más sensible a la adecuada selección del canal a la hora de
transmitir la información.
BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN EFICAZ EN LA ORGANIZACIÓN
La filtración es la
manipulación de la información del emisor para que sea vista más favorablemente
por el receptor. Los intereses personales y las percepciones de lo que es
importante de aquellos que resumen están presentes en los resultados de la
información, lo que hace imposible que los receptores consigan información
objetiva. Mientras más vertical es la estructura de la organización más
posibilidades de filtración habrá.
Percepción
selectiva en el que los receptores ven y escuchan en forma selectiva basados en
sus necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes lo que no permite que
se perciba la realidad y en su lugar se interprete según el parecer de cada
cual.
Defensa. Cuando el
receptor se siente amenazado, tiende a reaccionar en formas que reducen su
habilidad para lograr entendimiento mutuo, respondiendo en formas que retardan
la comunicación eficaz
Lenguaje. La edad,
la educación y los antecedentes culturales son variables que influyen en el
lenguaje que una persona usa. Las palabras significan diferentes cosas para
diferentes personas lo que crea dificultades en la comunicación.
RECOMENDACIONES PARA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ EN LA
Organización
El presidente o
gerente debe comprometerse en la filosofía y el comportamiento, con la noción
de que comunicarse con los empleados es esencial para el logro de las metas de
la organización.
Asociar las
acciones con las palabras
Comprometerse con
la comunicación de dos vías (descendente y ascendente
Énfasis en la
comunicación cara a cara
Mantener a los
miembros de la organización informados de los cambios y decisiones dentro de la
organización
Dar confianza y
valor a los empleados para comunicar malas noticias
Diseñar un
programa de comunicación para transmitir la información que cada departamento o
empleado necesita
Luchar porque la
información fluya continuamente
LA COMUNICACIÓN Y LA VISIÓN
Todo proceso organizacional se rige hacia el futuro por una
visión, todo proceso organizacional se desarrolla a través de la comunicación,
por lo tanto la comunicación y la visión son determinantes en la dirección y el
futuro de la organización.
La comprensión de la visión es particularmente calve para el
ejercicio de la comunicación gerencial y empresarial, pues integra una
comunidad de visiones y pensamientos en torno a una visión particular.
Una buena Visión mal comunicada no tiene sentido o también
una visión deficiente puede ser mejorada y potenciada con una excelente
comunicación.
La potencia de la visión está en los efectos de su
comunicación, una de las razones principales de la comunicación es desarrollar
la visión común.
Un líder centra la atención en la coalición de los grupos
sobre la ilusión de la visión, en la motivación e inspiración para mantener a
la gente emocionada en la dirección de futuro visionado, la visión del futuro y
en la orientación hacia el mañana y el otro lugar apelando a la emoción de
permanecer. el líder comunica una visión de promesa, ilusión y futuro y logra
que los empleados se identifiquen con ella trabajando día a día para lograrla y
todo esto gracias un proceso exitoso de comunicación.
CUESTIONARIO: 1.- Defina que son redes de comunicacion? 2.- Desarrolle el flujo de la comunicacion(3). 3.- que sugerencias haria para reducir las consecuencias negativas de los rumores? 4.- Que son redes de comunicacion? 5.- Que recomendaciones haria para una comunicacion eficas? 6.- Que es comunicacion y que esvision?
CUESTIONARIO: 1.- Defina que son redes de comunicacion? 2.- Desarrolle el flujo de la comunicacion(3). 3.- que sugerencias haria para reducir las consecuencias negativas de los rumores? 4.- Que son redes de comunicacion? 5.- Que recomendaciones haria para una comunicacion eficas? 6.- Que es comunicacion y que esvision?
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